最近讀到一本好書(shū)《現(xiàn)代辦公室管理》，內(nèi)容是研究辦公室管理的。首先要了解管理的概念，什么是管理，隨著時(shí)代與環(huán)境的變化，人們所持的看法也不盡相同，這源于人們分析問(wèn)題時(shí)所選取得角度的不同。
然而，人們對(duì)于管理的基本理解還是一致的，管理就是通過(guò)計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制，運(yùn)用組織人力、物力、財(cái)力等各種資源，協(xié)調(diào)組織成員的行為，有效地完成組織目標(biāo)的過(guò)程。隨著管理學(xué)的發(fā)展與完善，管理學(xué)理論在社會(huì)管理的各個(gè)方面都發(fā)揮了巨大的作用，同時(shí)也形成了很多與管理學(xué)相關(guān)的交叉學(xué)科，辦公室管理就是管理學(xué)理論應(yīng)用于辦公室工作的具體體現(xiàn)。通過(guò)對(duì)管理概念的認(rèn)知，我們不難總結(jié)出辦公室管理的各種資源，實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，充分發(fā)揮辦公室的輔助、服務(wù)作用的過(guò)程。
辦公室管理的概念包含以下幾種含義：{1}辦公室管理是一個(gè)過(guò)程；{2}辦公室管理的核心是實(shí)現(xiàn)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)或組織完成任務(wù)這一目標(biāo)；{3}辦公室管理的對(duì)象為辦公室擁有各種資源，包括人、財(cái)、物、信息、時(shí)間等；{4}辦公室管理的本質(zhì)是協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)中個(gè)人和群體的行為。在實(shí)踐過(guò)程中，通過(guò)科學(xué)有效的管理，大幅度地提高生產(chǎn)力，增加產(chǎn)出，提高效率，人們已充分認(rèn)識(shí)到管理的重要性。個(gè)人能力畢竟是有限的，即便是多面手式的人物也會(huì)受到時(shí)間，精力因素的限制，所以，當(dāng)今社會(huì)強(qiáng)調(diào)的是協(xié)同作戰(zhàn)，集體觀念、團(tuán)隊(duì)精神已深入人心。在辦公室工作中，需要不同類型人才的互補(bǔ)、協(xié)作、配合，才能共同完成任務(wù)。
辦公室工作的性質(zhì)比較特殊，不僅要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)辦理專門(mén)事項(xiàng)，還要輔助協(xié)調(diào)整個(gè)日常工作，即體現(xiàn)“服務(wù)性”。其工作的主要內(nèi)容非常復(fù)雜，包括秘書(shū)的檔案處理，各種會(huì)議的組織安排，上下左右的協(xié)調(diào)，公共關(guān)系，總務(wù)接待，保密等許多方面。如何提高辦公室人員的工作效率，對(duì)工作進(jìn)行公正、有效、合理的評(píng)定，提升辦公室管理水平，是困擾管理者的一大難題。要解決好這個(gè)難題，最好的辦法就是實(shí)施量化管理。量化管理法是指在布置工作時(shí)，對(duì)工作的全過(guò)程以量化的形式提出要求的一種管理方法。量化主要包括三個(gè)方面的要素，即時(shí)量、數(shù)量和質(zhì)量。“時(shí)量”主要是指完成工作的時(shí)間，“數(shù)量”是指完成工作的數(shù)量，“質(zhì)量”是指完成工作的標(biāo)準(zhǔn)。
從一本好書(shū)《現(xiàn)代辦公室管理》中聯(lián)想到我們物業(yè)企業(yè)的管理，對(duì)業(yè)主提出的問(wèn)題和要求要盡快處理，上下協(xié)助處理業(yè)主之間的關(guān)系，多走動(dòng)、多詢問(wèn)、多了解、多聆聽(tīng)使得更好的為廣大業(yè)主服務(wù)。對(duì)待業(yè)主要像對(duì)待家人一樣，創(chuàng)造和諧的管理氛圍。
投資廣場(chǎng)項(xiàng)目部
陶雯
